Akademia Asystentek i Sekretarek

Zapraszamy na nowe szkolenie w naszej ofercie skierowane do pracowników sekretariatów administracji publicznej wspierających osoby strategiczne urzędu/instytucji. Najbliższa edycja tego szkolenia: 13-14.02.2012, Warszawa.

Praca w sekretariacie to przede wszystkim ciągły kontakt z innymi ludźmi, który dotyczy głównie przetwarzania w krótkim czasie bardzo wielu informacji o różnym poziomie ważności i pilności.

W szkoleniu mogą wziąć udział osoby, które dopiero rozpoczynają pracę w recepcji jak również osoby posiadające już pewne doświadczenie zawodowe.
Szkolenie, które Państwu proponujemy obejmuje następujące zagadnienia:

• rola recepcji w skutecznym funkcjonowaniu firmy
• profesjonalna sylwetka pracownika recepcji
• profesjonalne zachowanie pracownika recepcji
• wizyta gości w firmie
• reprezentowanie firmy w kontaktach telefonicznych
• zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą 

Szkolenie umożliwi uczestnikom m.in.:

•  zrozumienie pełnionej roli w firmie
• zapoznanie się z błędami jakie popełniają w swojej codziennej pracy
• zapoznanie się z profesjonalnymi standardami pracy w recepcji
• poznanie zasad etykiety biznesowej, co pozwoli uniknąć kłopotliwych sytuacji w firmie
• lepsze radzenie sobie w sytuacjach trudnych

Program:

1. Rola recepcji w skutecznym funkcjonowaniu firmy 

• reprezentacyjna, czyli jak wygląd pracownika recepcji i jego zachowanie wpływa na postrzeganie firmy przez osoby z zewnątrz /Klientów i Kontrahentów/
• informacyjna – jak sposób mówienia, przyjmowania i przekazywania informacji wpływa na funkcjonowanie firmy

2. Profesjonalna sylwetka pracownika recepcji:

• główne zadania, umiejętności i zakres odpowiedzialności
• zasady budowania profesjonalnego wizerunku recepcji
• wygląd zewnętrzny - ubiór i makijaż
• pokaz makijażu biznesowego, porady wizażystki

3. Profesjonalne zachowania pracowników recepcji: 

• niedozwolone zachowania werbalne i niewerbalne pracownika recepcji
• dyskrecja – o czym mówić, a o czym nie pracownikom i osobom z zewnątrz
• komunikacja formalna i komunikacja nieformalna w firmie – kiedy stosować jedną a kiedy drugą
• różnica między mową potoczną a mową oficjalną w recepcji – zasady stosowania jednej i drugiej

4. Wizyta gości firmy:

• czego oczekuje gość od pracownika recepcji
• zachowanie pracownika recepcji podczas wizyty gości
• typologia trudnych sytuacji podczas wizyty gości w firmie i jak sobie z nimi radzić
• opanowanie własnych emocji w trudnych sytuacjach
• standardy profesjonalnej obsługi gości

podstawowe zasady savoir-vivre
zachowanie pracownika recepcji podczas wizyty gości w firmie
powitanie gości
anonsowanie wizyty pracownikowi/przełożonemu
odprowadzenie do drzwi/sali konferencyjnej/gabinetu/szatni
serwowanie napojów /w gabinecie szefa i sali konferencyjnej/
pożegnanie gościa/gości

7. Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą

• zasady przyjmowania korespondencji przychodzącej
• zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji /książka korespondencyjna/
• ewidencja faksów i przesyłek kurierskich
• zasady ewidencji korespondencji wychodzącej /książka korespondencyjna, książka nadawcza/
   

Opinie o szkoleniu

"Podczas szkolenia podobało mi się indywidualne podejście trenera i jego zaangażowanie." Małgorzata, Samodzielny Pracownik ds Obsługi Kancelarii i Sekretariatu, duża firma usługowa, uczestniczka szkolenia "Profesjonalna recepcja" 25-26.03.2010