Zarządzanie korespondencją w sekretariacie

Szkolenie skierowane jest do sekretarek i asystentek, które zajmują się obiegiem dokumentów, archiwizacją, przygotowują korespondencję firmową - zewnętrzną (w tym pisma oficjalne i okolicznościowe) oraz korespondencję wewnętrzną (mema, raporty, itp).

Szkolenie umożliwi uczestnikom:

• poznanie zasad prawidłowego obiegu dokumentów w firmie
• zapoznanie z przykładową instrukcją kancelayjną - jej zawartością i zasadami opracowywania
• poznanie zasad tworzenia korespondencji biznesowej i urzędowej
• poznanie właściwych, zgodnych z obowiązującym prawem archiwalnym, zasad przechowywania i archiwizowania dokumentów 

Program:

1. Podstawy prawne regulujące postępowanie z dokumentacją.

2. Obowiązki firmy/instytucji i jej pracowników w zakresie właściwego obiegu i archiwizacji dokumentów.

3. Rodzaje dokumentacji biurowej.

4. Obieg korespondencji:

• instrukcja kancelaryjna;
• zasady przyjmowania i otwierania korespondencji;
• zasady dołączania kopert do korespondencji;
• zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji;
• systemy kancelaryjne /dziennikowy, bezdziennikowy, mieszany/;
• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt;
• ewidencja faksów i przesyłek kurierskich;
• zasady wysyłania korespondencji;
• elektroniczny obieg dokumentów.

5. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów:

• systemy porządkowania dokumentów bieżących na stanowisku pracy;
• opisywanie teczek i segregatorów;
• kategorie archiwalne /materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna/;
• warunki i czas przechowywania dokumentów;
• procedura przekazywania dokumentów do archiwum zakładowego/składnicy akt;
• procedura przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

6. Tworzenie korespondencji:

• rodzaje korespondencji występującej w sekretariacie;
• graficzne i merytoryczne zasady tworzenia korespondencji:
• charakterystyka korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej;
• zasady redagowania najczęściej występujących rodzajów korespondencji /wewnętrznej i zewnętrznej/;
• zasady tworzenia korespondencji elektronicznej;
• netykieta.